Comment informer les clients des changements d’horaires à temps

Les changements dans les horaires de travail, les heures de rendez-vous ainsi que l’établissement de jours fériés ou de jours de congé nécessitent une attention particulière. Il est important d’informer les clients en temps opportun afin de garantir leur confort lorsqu’ils choisissent le moment opportun pour réserver et visiter. Cela permet d’éviter les malentendus et de donner aux clients la possibilité de planifier leur visite à l’avance.

Informer les clients des changements dans les horaires de travail et des jours de congé dans le secteur de la beauté est une étape essentielle pour maintenir la confiance et la commodité.

Il existe de nombreuses façons de le faire efficacement et dans les plus brefs délais.

Méthodes de notification:

Au bureau:

• Affichez un avis sur la porte d’entrée: Placez un avis sur la porte d’entrée du bureau. Cela permettra aux clients de se familiariser avec les changements d’horaires. Cependant, cela n’est pas toujours efficace si les horaires changent à court terme ou de manière inattendue.
• Administrateur: Il est pratique de placer un panneau indiquant les changements d’horaires près de l’administrateur. L’administrateur peut signaler les changements à chaque client et répondre aux questions connexes. Les clients peuvent prendre une photo des informations pour les vérifier plus tard. Il est également judicieux que l’administrateur appelle les clients réguliers ou ceux déjà inscrits pour les informer des changements aussi rapidement que possible, s’ils sont imprévus et nécessitent des ajustements.

Sur le site Web

• Horaires de travail: Assurez-vous de mettre à jour et de refléter les changements d’horaires sur le site Web, dans le calendrier des rendez-vous et dans les horaires des spécialistes.
• Bannière ou fenêtre contextuelle: Placez une notification sur la page d’accueil du site Web afin qu’elle ne puisse pas être manquée par les visiteurs.
• Section “Actualités”: Créez une section dédiée avec des informations à jour.

Réseaux sociaux

• Publications: Créez des publications sur Instagram, Facebook ou d’autres plateformes où vos clients sont les plus actifs.
• Stories: Utilisez des Stories pour des notifications rapides et visibles.
• Publications épinglées: Épinglez les informations sur les horaires sur la page principale du profil.

Messageries

• WhatsApp ou Telegram: Créez un groupe ou une liste de diffusion pour vos clients. Publiez le message dans le groupe principal et épinglez-le.
• Envois automatisés: Utilisez des chatbots ou des services d’envoi (par exemple, WhatsApp Business API, bots Telegram).

SMS ou newsletters par email

• SMS: Les notifications courtes conviennent aux changements urgents.
• Email: Envoyez une newsletter à vos clients si possible, en précisant les changements et les ajustements possibles. Incluez des options supplémentaires si disponibles.

Communication directe

• Lors du rendez-vous: Informez les clients pendant leur visite.
• Réponse automatisée: Si vous avez une réservation en ligne, configurez une réponse automatique avec les dernières informations.

Google Calendar, Google Maps

• Google My Business: Mettez à jour les horaires dans votre compte Google My Business. De nombreux clients vérifient les horaires via les moteurs de recherche.
• Google Maps: Mettez à jour les horaires sur Google Maps. Cela sera particulièrement pratique pour les nouveaux clients recherchant des services à ce moment-là.

Notifications push

• Application mobile: Si vous avez une application mobile ou des notifications Web, utilisez-les pour des mises à jour instantanées.

Exemple

Chers clients,

Veuillez noter qu’à partir du [date], les horaires de notre salon changeront.

Nouveaux horaires:

• [Jours de la semaine, par ex., Lundi–Vendredi]: [heures de travail, par ex., 9h00–18h00]
• [Jours de congé ou conditions de travail spéciales]: [description, par ex., Samedi – journée réduite, Dimanche – fermé]

De plus, veuillez noter que le salon sera fermé le [date ou période] en raison de [raison, par ex., jours fériés ou maintenance technique].

Nous vous invitons à planifier vos visites à l’avance. Si vous avez des questions ou besoin d’aide pour choisir un nouveau créneau horaire, contactez-nous au [numéro de téléphone] ou via [canal de communication, par ex., WhatsApp, Telegram, email].

Nous nous excusons pour tout inconvénient que cela pourrait causer et vous remercions pour votre compréhension!

Meilleures salutations,
L’équipe [Nom de votre salon]

Conseils:

Si les changements d’horaires sont prévus à l’avance en raison de jours fériés ou de vacances d’un spécialiste, il est préférable d’informer vos clients à l’avance via votre site Web et Google. Pour les changements imprévus, les newsletters, les publications sur les réseaux sociaux ou les notifications dans les messageries sont les plus efficaces. Informez vos clients à l’avance – au moins 3 à 7 jours si possible.

Utilisez un style cohérent pour les messages sur tous les canaux. Gardez les messages clairs et concis. Fournissez toujours des coordonnées pour les questions ou les situations imprévues.
Excusez-vous pour tout inconvénient et proposez un bonus (par exemple, une réduction) en cas de changements importants ou imprévus.

Les changements dans les horaires de travail, y compris les jours de congé imprévus, les jours fériés ou les réparations urgentes d’équipements ou de locaux, peuvent entraîner des inconvénients pour les propriétaires d’entreprise et les clients. Pour maintenir la fidélité des clients réguliers et éviter des pertes potentielles, Beautier recommande d’informer rapidement et efficacement les clients de tout changement. Cela leur permettra d’ajuster leurs plans à temps et de choisir un autre moment ou lieu pour les procédures nécessaires.