Terminmanagement im Beauty-Business: Wartelisten und reservierte Termine

Terminmanagement im Beauty-Business: Wartelisten und reservierte Termine

Das Beauty-Geschäft basiert auf präziser Terminplanung und der frühzeitigen Buchung von Zeitfenstern für Behandlungen. Jede Behandlung hat eine feste Dauer und wird im Voraus mit Datum, Uhrzeit und zuständigem Spezialisten geplant. Es kommt jedoch vor, dass Kunden ihre Termine kurzfristig absagen oder aufgrund geänderter Umstände eine Verschiebung wünschen. Ebenso gibt es oft neue Kunden, die dringend eine Behandlung benötigen, jedoch keine freien Termine im Kalender verfügbar sind.

Solche Situationen können sowohl für den Spezialisten als auch für die Kunden problematisch sein: Der Spezialist verliert potenzielle Einnahmen, während der Kunde die gewünschte Dienstleistung nicht zum gewünschten Zeitpunkt erhält.
Wie sollte man in solchen Fällen vorgehen, um Verluste zu minimieren und einen hohen Kundenservice zu gewährleisten?

Eine effektive Lösung besteht darin, die Terminplanung stets aktuell zu halten und eine Warteliste zu führen. Eine Warteliste ermöglicht es, abgesagte Termine schnell zu ersetzen, die Kundenbindung zu stärken und Leerzeiten zu reduzieren. Sobald ein freier Termin verfügbar ist, kann er umgehend Kunden auf der Warteliste angeboten werden. Kunden, die sich in der vorrangigen Reserve befinden, werden Ihre Fürsorge und Ihr Bemühen zu schätzen wissen. Das Füllen von Zeitlücken sorgt für eine möglichst effiziente Nutzung der Arbeitszeit.

Es ist wichtig, Wartelisten richtig und effizient zu erstellen, flexibel auf Änderungen zu reagieren, schnell auf verschiedene Situationen zu antworten und einen klar definierten Handlungsplan zu haben. Dies hilft dem Unternehmen, reibungslos und effizient zu arbeiten, größere Ausfallzeiten zu vermeiden und keine Kunden zu verlieren.

Wenn Ihr Online-Buchungssystem oder Ihre Website einen vollständig ausgebuchten Kalender zeigt, Sie jedoch Kunden in Reserve setzen müssen, können Sie:

  1. Ein Reservierungsformular erstellen. Erstellen Sie ein Formular, in dem Kunden eine Anfrage zur Aufnahme in die Warteliste stellen und die gewünschte Behandlung, das Datum oder die Uhrzeit angeben können. Stellen Sie sicher, dass solche Anfragen schnell bearbeitet werden, rufen Sie Kunden an, die für diese Daten vorgemerkt sind, und klären Sie deren Pläne. Informieren Sie nach Möglichkeit Kunden auf der Warteliste über Änderungen in Ihrem Zeitplan und zeigen Sie, dass Sie sich um ihre Wünsche kümmern und bestmöglich helfen möchten. Selbst wenn Sie den Kunden nicht zu seiner Wunschzeit einplanen können, wird er wissen, dass Sie Ihr Bestes getan haben.
  2. Eine Warteliste (Reserveliste) erstellen. Kontaktieren Sie den Kunden und erklären Sie, dass derzeit alle Termine ausgebucht sind, Sie ihn aber auf eine Warteliste setzen können, falls es Stornierungen gibt. Versichern Sie ihm, dass Sie sich sofort melden, sobald ein Termin frei wird.
  3. Ein separates Tool oder Notizen verwenden. Falls Ihre Website keine Reservierungsfunktion unterstützt, führen Sie eine separate Liste mit Kunden in Google Sheets, Excel oder einem Notizbuch. Notieren Sie den Namen des Kunden, seine Kontaktdaten, die gewünschte Uhrzeit und seine Vorlieben.
  4. Einstellungen auf der Website aktualisieren (falls möglich). Prüfen Sie, ob Ihre Website die Möglichkeit bietet, Termine als „Wartend“ zu markieren oder eine eigene Kategorie für die Warteliste zu erstellen. Falls dies möglich ist, fügen Sie die Kunden entsprechend hinzu. Falls Ihre Website eine Integration mit CRM- oder Warteschlangen-Management-Tools unterstützt, automatisieren Sie den Reservierungsprozess, um zukünftig Zeit zu sparen.
  5. Die Flexibilität bestehender Kunden prüfen. Kontaktieren Sie bereits gebuchte Kunden und fragen Sie, ob sie bereit wären, ihren Termin zu verschieben, um Platz für einen neuen Kunden zu schaffen. Rufen Sie Kunden zudem kurz vor ihrem Termin an, um zu bestätigen, ob sich ihre Pläne geändert haben und ob sie tatsächlich erscheinen. Die Automatisierung von Terminerinnerungen und die Möglichkeit, über einen Link in der Nachricht abzusagen, können diesen Prozess erheblich erleichtern. Wichtig ist, dass Bestätigungs- und Stornierungslinks oder -optionen klar voneinander getrennt sind, um Verwirrung zu vermeiden.
  6. Alternativen anbieten. Falls der Kunde bereit ist zu warten, schlagen Sie ihm alternative Termine vor. Sie könnten eine frühere oder spätere Uhrzeit anbieten, selbst wenn diese außerhalb der regulären Geschäftszeiten liegt (falls dies für Sie machbar ist). Klären Sie, ob der Kunde bereit ist zu warten oder ob er andere Optionen in Betracht zieht. Dies spart Ihnen Zeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf Kunden zu konzentrieren, die gezielt Ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchten.
  7. Benachrichtigungssysteme nutzen. Informieren Sie den Kunden, dass er eine Benachrichtigung erhält, sobald ein Termin frei wird. Dies kann über automatisierte SMS oder E-Mail-Benachrichtigungen über Terminverwaltungsdienste erfolgen.

Aus den obigen Punkten lassen sich drei zentrale Werkzeuge für das effektive Terminmanagement ableiten:

Ein gut strukturiertes Terminmanagement im Beauty-Business hilft nicht nur, finanzielle Verluste zu vermeiden, sondern verbessert auch die Servicequalität und stärkt den Ruf Ihres Unternehmens. Planen und dokumentieren Sie Ihre Maßnahmen für unvorhergesehene Situationen, um schnell und effizient auf Änderungen im Terminplan und Kundenanfragen reagieren zu können.